Инструкция по заполнению документа приказа о материальной помощи
Инструкция по заполнению документа «Приказ» с выплатой материальной помощи.
Для формирования представления о материальной помощи, согласно образцу (рис 1., рис 2)
Рис 1.
Рис 2.
необходимо перейти в раздел «Финансы» - «Приказы (стипендия)».
Создать новый документ.
Указываем дату создания документа, канцелярский номер, канцелярскую дату, заголовок приказа.
В первой таблице нужно указать «Вид приказа», нажимаем на стрелку выпадающего списка и в появившемся поле нажимаем «Показать все».
В появившемся окне находим «Назначение стипендии», справа от него нажимаем на «+» и в появившемся списке становимся на «Назначение материальной помощи». В верху окошка нажимаем кнопку «Выбрать».
Результат:
Далее переходим ко второй таблице. Заполняем ее верхнюю часть. Если в приказе будет использоваться только один вид расчета, например «Единовременная материальная помощь», то в заголовке таблице заполняется поле «Расчет», для автоматического заполнения в строках документа. Заполняется поле также из списка.
Если же в документе будет использоваться несколько расчетов, «Единовременная материальная помощь» и «Социальная поддержка», то поле Расчет оставляем пустым, не заполняем.
Далее начинаем заполнять табличную часть, использую кнопку «Подбор».
В появившемся списке выбираем студентов, которым необходимо назначить помощь. Для удобства можно пользоваться Поиском, указывая в нем часть ФИО или целиком.
Когда необходимые студенты подобраны (двойным кликом), то нажимаем в левом верхнем углу кнопку «Перенести». Выбранные студенты перейдут в табличную часть документа.
В таблице при необходимости заполняем даты начала и окончания выплаты.
Переходим к заполнению полей «Основание приказа», «Аналитика», «Текст». Аналитика и текс заполняются при необходимости! Аналитика указывается, к примеру, когда основанием являемся материальная помощь за участие в олимпиадах, тогда в аналитике идет уточнение по наименованию олимпиады.
Макет печатной формы формируется по следующей схеме:
Основание приказа и Аналитика заполняются из выпадающего списка. (Стрелочка – Показать все)
Если в списке не оказалось необходимых основания или аналитики, то добавлять новую нужно через вид приказа. Для этого в первой таблице щелкаем два раза по «Назначение материальной помощи» и на
.
В открывшемся окне переходим на вкладку «Основание и аналитика» и добавляем новые, согласно рисунку.
Поле наименование можно записать кратко, текст выбирается из поля Формула.
Аналогично добавить значения в таблицу Аналитика:
Дальше переходим к заполнению поля Текст, при необходимости.
Поле Текст тип выбирать «Текстовые формулировки приказов»:
Пример заполнения табличной части:
Указываем размер материальной помощи.
Отступ:
Чтобы не заполнять одинаковое значение в одной колонке в разных строка, можно воспользоваться автоматическим массовым заполнением. Для это становимся на пересечение колонки и строки, которую планируем заполнить. Например: будем устанавливать нескольким людям одинаковую сумму помощи.
Нажали на строке студента, которому будем устанавливать сумму, в колонке размер выплаты. Потом зажав на клавиатуре Ctrl, мышкой выделяем строки студентов, которым нужно заполнить аналогичную стоимость.
Они подсветятся. Далее нажимаем кнопку «Изменить значение».
И вводим в последней строке, щелкаем в любом месте мышкой. Сумма проставится во всех выделенных строках.
Для автоматического заполнения сразу всех строк, можно не выделять каждую через Ctrl, а нажать Ctrl+A, выделяться все строки.
Конец отступа.
Переходим к заполнению комиссии.
Заполнение подписей приказа формируются на Закладке «Комиссия»:
Выводим на печать:
«Печать представления о материальной помощи».
Закрываем.
Дальше, когда уже формируем приказ, а не представление. Заходим в этот же документ, уже ранее созданный, открываем (два раза щелкнув).
Образец:
В шапке приказа теперь будет указываться дата приказа и номер приказа, поэтому в документе заменяем канцелярские номер и дату.
Основанием для приказа является представление, поэтому в документе в заголовке приказа указываем дату и номер представления.
Образец:
В документе также нужно изменить подписантов.
Для этого на вкладке Комиссия устанавливаем:
Проводим документ.
И выводим на печать – «Печать приказа о мат. помощи и соц. поддержке».
Нет комментариев