Инструкция по работе с входящими и исходящими документами
Работа с входящими документами в программе 1С Документооборот 3.0 КОРП начинается с появления задачи, либо контрольного поручения на рабочем столе программы.
Инструкция по работе с входящими и исходящими документами в программе 1С Документооборот 3.0 КОРП Работа с входящими документами в программе 1С Документооборот 3.0 КОРП начинается с появления задачи, либо контрольного поручения на рабочем столе программы. Далее необходимо перейти в список задач, нажав на цифру в верхнем левом окне, либо на надпись «Задачи мне». Откроется список ваших задач.
Задачи могут быть 2х типов: к исполнению и к ознакомлению.
- Задачи для ознакомления.
Для того чтобы ознакомиться с документом необходимо открыть его, дважды щелкнув на документ.
Откроется форма документа.
В разделе документы и файлы будут прикреплены документы, которые можно открыть и ознакомиться с их содержимым. Если документ вам направлен для ознакомления, то после ознакомления с документом необходимо отметить вашу задачу как выполненную. Для этого необходимо нажать на кнопку «Перейти к ознакомлению».
В открывшемся окне нужно нажать кнопку «Ознакомился».
После этого задача уйдет из списка ваших текущих задач.
2. Задачи к исполнению.
2.1 В задаче на исполнение отображается резолюция руководителя (также резолюция видна и в задачах на ознакомление).
В первую очередь задачу необходимо взять в работу. Это нужно для того, чтобы контролер и руководитель видели, что вы получили задачу и начали работу над ней. Чтобы взять задачу в работу необходимо нажать соответствующую кнопку в задаче.
Также, как и в случае с задачами к ознакомлению необходимо открыть документ и ознакомиться с его содержимым, затем перейти к исполнению.
2.2 Если от вас требуется подготовить ответное письмо, необходимо открыть документ и нажать кнопку «Создать на основании» - «Документ» (в случае, если подготовка ответного письма не требуется, переходим к п. 2.3).
Откроется окно создания нового документа.
Необходимо выбрать шаблон такой же как указан в поступившем вам документе в разделе «Реквизиты» в графе «Вид документа».
Откроется окно создания нового документа.
Если исходящее письмо должно быть согласовано с административным управлением, необходимо указать признак согласования в соответствующей графе.
Заполняем обязательные поля: «Заголовок», «Получатель», «Адресат», «Способ», «Форма», «Состав».
Далее переходим в раздел «Файлы». В данном разделе находится шаблон документа. Необходимо нажать на шаблон левой кнопкой мыши и нажать кнопку «Редактировать».
Откроется шаблон документа. В шаблоне присутствуют параметры: Дата регистрации, регистрационный номер, контрагент, количество листов, количество экземпляров. Некоторые параметры заполнятся позднее, когда письмо будет зарегистрировано. Все параметры выделены серым цветом, их нельзя менять и удалять.
Под параметром «Контрагент» необходимо добавить текст с ФИО и должностью адресата и добавить сам текст письма. После этого сохраняем и закрываем документ. Далее нажимаем кнопку «Закончить редактирование».
Возвращаемся на вкладку «Реквизиты» и указываем количество листов и экземпляров.
После того, как все реквизиты документа и шаблон исходящего письма заполнены нажимаем кнопку «Записать и закрыть».
Появится сообщение о запуске документа в обработку. Нажимаем «Запустить».
После того, как письмо будет подписано и отправлено адресату, вы получите уведомление в ваши задачи. Только после этого вы сможете завершить основную задачу отписанную вам руководителем по входящему документу.
2.3 После выполнения поручения, в графу «Отчет об исполнении» вносится соответствующая информация, в случае необходимости можно прикрепить файл.
3. Создание подзадач.
Если для выполнения вашей задачи вам необходимо создать подзадачи подчиненным для получения сведений от них, то в карточке задачи необходимо нажать на кнопку создания подзадачи.
В открывшемся окне создания подзадачи необходимо выбрать исполнителя, написать текст поручения и указать срок исполнения. Затем нажать на кнопку «Направить на исполнение».
Когда ваша подзадача будет исполнена исполнителем, вы увидите это в карточке задачи.
Если выполненная подзадача имеет вложения в виде прикрепленных файлов, то эти файлы необходимо перенести в основную задачу, нажав на соответствующую кнопку (это важно!!!).
После этого вы увидите прикрепленный файл уже в вашей задаче.
Нет комментариев